TÀI LIỆU VẬT LÝ & QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ
Lưu trữ vật lý đảm bảo hồ sơ được sắp xếp, tổ chức một cách hiệu quả bằng phương pháp thấu đáo và vững chắc. Vậy nên, khách hàng cần liên hệ với các chuyên gia đầu ngành để phát triển và ứng dụng các quy trình lưu trữ cũng như quản lý tài liệu vật lý của mình.
Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn một cách hiệu quả và bền vững trong việc quản lý tài liệu lưu trữ.
Dịch vụ lưu trữ hồ sơ hỗ trợ khách hàng tiết kiệm thời gian và không gian, đồng thời tăng hiệu suất vận hành trong khi vẫn đảm bảo an toàn.
Quy trình của chúng tôi đảm bảo khách hàng có thể truy xuất đầy đủ nguồn gốc của hồ sơ vật lý. Quản lý và bảo quản hồ sơ là một ngành nghề đặc biệt, đòi hỏi kỹ năng và chuyên môn bao gồm lưu trữ, sắp xếp, vận chuyển, công nghê, điều hành và kho bãi.
Chúng tôi cung cấp đầy đủ các dịch vụ lưu trữ hồ sơ và quản lý trọn gói vòng đời của tài liệu từ khâu số hóa, lưu trữ cho đến tiêu hủy, một giải pháp toàn diện mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của khách hàng.
Xem thêm: 8 lý do tại sao quản lý tài liệu là điều bắt buộc đối với chủ doanh nghiệp
Xem thêm: Tại sao khách hàng nên xem xét việc quản lý hồ sơ ngay bây giờ
Xem thêm: Lưu trữ – Theo dòng lịch sử
Xem thêm: Quản lý hồ sơ vật lý hoặc kỹ thuật số: Chọn sao cho đúng
Lưu trữ hồ sơ vật lý từ A đến Z
AGS Records Management đảm bảo các quy trình được sắp xếp hợp lý, dễ truy cập và bảo mật hồ sơ của khách hàng.
THU THẬP TÀI LIỆU
Chuyển giao và xử lý
- Điều phối nguồn nhân lực và vận chuyển theo nhu cầu của khách hàng
Phân loại và đóng thùng hồ sơ
- Phân loại hồ sơ theo chỉ mục
- Đóng gói hồ sơ vào các thùng lưu trữ
- Mỗi thùng chỉ có một mã vạch duy nhất
Nhập liệu
- Xử lý hồ sơ lưu kho
- Tích hợp cơ sở dữ liệu
- Truy cập trực tuyến vào phần mềm lưu trữ
Giải pháp của chúng tôi cung cấp kiểm soát tự động hoặc bán tự động cũng như khả năng phân tích thống kê để đảm bảo dịch vụ được cung cấp phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
LƯU TRỮ TÀI LIỆU AN TOÀN
Phương pháp lưu trữ
- Lưu trữ hồ sơ trên kệ kim loại chuyên dụng
Đảm bảo an ninh
- Hệ thống an ninh chống xâm nhập và chống cháy nổ
- Khử trùng và diệt côn trùng thường xuyên
- Kiểm tra định kỳ các cài đặt bảo mật bởi các công ty có chứng nhận
- Bố trí ngẫu nhiên các thùng tài liệu
Bảo mật
- Bảo mật thông tin hồ sơ khách hàng
- Hệ thống vận hành dễ dàng kiểm soát truy cập
Tùy chọn lắp đặt cơ sở lưu trữ hồ sơ tại công ty khách hàng.
DỊCH VỤ LƯU TRỮ HỒ SƠ
Truy cập và xử lý hành chính
- Giao diện web cho phép khách hàng tự quản lý hồ sơ của mình
- Cấp độ truy cập được cá nhân hóa cho nhân viên của khách hàng
Giao tiếp
- Truyền tải nhanh chóng với yêu cầu và quy trình làm việc của khách hàng
- Cung cấp tài liệu vật lý hoặc kỹ thuật số
- Yêu cầu trực tiếp thông qua trang web của chúng tôi
AGS Records Management cung cấp cho khách hàng dịch vụ scan tài liệu.
TIÊU HỦY TÀI LIỆU
Việc tiêu hủy hồ sơ liên quan đến những tài liệu đã hết thời hạn bảo quản hợp pháp hoặc những hồ sơ mật cần được hủy bỏ.
Các giải pháp được đề xuất:
- Tái chế
- Nghiền hoặc ép
Điều này cần:
- Ủy quyền tiêu hủy của người có thẩm quyền
- Giấy chứng nhận tiêu hủy được cấp